Gestion des congés des salariés : Comment s'organiser?

Nous vous livrons dans cet article, tous les différents points à retenir afin de gérer efficacement les congés du personnel de votre entreprise. 

Avant d'approfondir ce sujet, assurez-vous d'avoir lu notre Guide "5 Conseils RH pour mieux gérer le personnel dans une TPE/PME". 

Droits et Obligations Employeur

Un salarié obtient 2,5 jours de congé pour un mois de travail. Cependant, certaines conventions collectives peuvent être plus généreuses. Votre entreprise peut également avoir mis en place le dispositif de réduction de temps de travail (RTT) pour les salariés travaillant plus de 35 heures. Vous devrez les prendre en compte dans votre planning d'absence.

La répartition des congés payés

En règle générale, la période légale de prise de congé est du 1er mai au 31 octobre. Il faut ensuite distinguer le congé principal du salarié de la cinquième semaine de congés payés. Les quatre semaines de congés doivent être prises dans la période légale. Par ailleurs, la prise de congé principale doit inclure une période minimum de douze jours consécutifs ouvrables.

Une fois, le cadre légal pris en compte, vous êtes libre de fixer les dates des congés des employés. Néanmoins, vous devez informer votre personnel des dates de prise de congé deux mois à l'avance, et communiquer les dates des congés définitifs un mois à l'avance.

La fermeture annuelle de l'entreprise

Si l'activité de votre entreprise est réduite pendant une période donnée, vous pouvez décider de la fermeture annuelle de l'établissement. Dans le cas où la durée ne dépasse pas la durée totale des congés, vous devrez tout de même consulter les délégués du personnel ou obtenir l'accord des salariés. Si certains salariés n'ont pas acquis assez de jours de congés, ils seront rémunérés au prorata de leurs droits. Vous pouvez néanmoins décider de leur accorder des congés par anticipation. Enfin, si la période de fermeture est supérieure à la durée légale des congés, vous devrez verser une indemnisation au moins égale à celle des congés payés.

Tenir le compte des congés et anticiper

Si vous souhaitez éviter de recevoir toutes les demandes de congés au mois de juin, il vaut mieux anticiper dès le début de l’année. En janvier, récupérez le solde des congés de vos collaborateurs auprès du service des ressources humaines. Dans un premier temps, cela vous permettra de repérer ceux à qui ils restent de nombreux jours à prendre. Les reports d'une année sur l'autre, ne font que différer le problème, il vaut donc mieux l'éviter. À noter que les congés non pris en raison d’un congé maternité, un arrêt-maladie ou un accident de travail doivent être reportés même si la période de prise de congé est terminée. Demander à vos employés de poser leurs congés dès le mois de janvier, vous permettra de vous organiser sereinement.

Gérer les demandes équitablement

Afin de gérer les absences, sans gêner le bon fonctionnement de votre service, vous allez devoir mettre en place quelques règles. Vous pouvez avoir besoin de certains employés pour la gestion d'un projet important, ou afin d'assurer une permanence pendant l'été. Afin d'éviter tout conflit, vous devez anticiper au maximum ces périodes et surtout vous réunir avec votre équipe afin de leur expliquer la situation.

La mise en place de binômes de travail peut être une bonne stratégie pour pallier les absences. Cela permet un suivi des dossiers efficace, et vous garantit une permanence si vous ne souhaitez pas qu'ils s'absentent en même temps. Vous avez tout intérêt à laisser les salariés s'organiser entre eux pour la prise de leurs congés. Néanmoins, en cas de conflit ou de contestation, certaines règles s'appliquent afin de trancher avec équité.

Vous devez d'abord prendre en compte l'ancienneté et le cas des salariés multi-employeurs qui sont prioritaires. Les salariés mariés ou pacsés, travaillant dans la même entreprise, doivent pouvoir obtenir des dates communes de congés. L'usage veut que les personnes ayant des enfants scolarisés soient prioritaires pendant les vacances scolaires. Enfin, si un collaborateur a décalé ses congés au profit d'un autre collaborateur, il est important de veiller à ce que ce soit compensé pendant les vacances suivantes.

Modifier les dates de congés

Vous ne pouvez plus modifier les dates de congés moins d'un mois avant la date prévue. Passée cette date, un salarié qui refuse la modification, si elle n'est pas justifiée, ne pourra être sanctionné.

Néanmoins, il existe des circonstances exceptionnelles dans le Code du travail qui permettent des modifications tardives. Ainsi, si l'intérêt économique de l'entreprise est menacé et que la présence de votre salarié est nécessaire cela sera justifiable. Même si ce n'est pas forcément prévu dans votre convention collection, nous vous conseillons d'indemniser votre salarié si des frais avaient déjà été engagés (billets d'avion, caution pour une location, etc.). Il est préférable de garder votre employé dans un bon état d'esprit. Enfin, si les circonstances exceptionnelles sont avérées, le refus de votre employé de décaler ses congés pourra être un motif de licenciement.

Il est important pour vous de bien connaître le cadre légal des congés payés afin de ne pas être pris de court. Ensuite, anticipez au maximum le planning des congés, et vous voici parés pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise pendant les vacances.