Réduisez les coûts grâce à la dématérialisation des RH

Parce que dématérialisation rime souvent avec croissance et compétitivité, les entreprises prennent de plus en plus conscience des avantages liés au digital. C’est le cas du secteur des ressources humaines qui se modernise à vitesse grand V. Mais de quelle manière la dématérialisation permet de réduire ses coûts ?

Centraliser les informations

Lorsque l’on pense aux avantages de la dématérialisation de la fonction RH, la première chose qui vient à l’esprit est la centralisation des informations. Il faut bien sûr vérifier au préalable que les données soient accessibles à distance et de manière sécurisée, idéalement via un logiciel SaaS.

Ainsi, les entreprises n’ont plus besoin d’installer et ouvrir des applications sur leurs propres ordinateurs ou sur leurs Data Centers. Le coût d’acquisition du matériel est alors réduit au maximum tout comme les coûts d’approvisionnement, de maintenance ou encore de licence de logiciel et d’installation.

Les outils de gestion automatique des documents permettent un accès rapide depuis n’importe quel navigateur et device. Toutes les données sont stockées au même endroit dans un espace dédié. Le classement des informations utiles pour les RH sont classées automatiquement ce qui facilite la recherche et réduit considérablement les erreurs.

Le gain de temps et de productivité est immédiat suite à la mise en place d'un système de gestion automatique. La centralisation de l'ensemble des données RH représente un avantage au niveau de la performance grâce à un meilleur suivi de l'activité des ressources humaines et de ses perspectives. Cela permet de faciliter les échanges avec les collaborateurs, le travail en équipe au sein de l’entreprise, tout ceci de manière sécurisée et conforme à la norme RGPD.

Dématérialisation et baisse de coûts

Dans le cas du traitement et stockage des bulletins de paie, la dématérialisation permet de réaliser de grandes réduction de coûts. Selon Zeendoc, on parle de 50 % d’économies minimum en fonction des documents et du coût salarial du secteur.

Le cabinet d'études Forrester constate de son côté un retour sur investissement de 122 % sur la signature électronique des contrats de travail et un amortissement de la solution en moins de 3 mois. Plus besoin d’avoir recours au papier, certes, mais l’économie réelle se fait sur la vitesse d’exécution des procédures d’onboarding et autres solutions d’intégration.

En outre, l'archivage représente un coût important dans une entreprise. En effet, que le traitement et le stockage de vos archives soient effectués par une société extérieure ou dans vos locaux, tout cela est coûteux. La dématérialisation permet justement de le faire diminuer considérablement.

Autrement dit, la dématérialisation fait baisser significativement tous types de dépenses RH et renforce la productivité des salariés. Ces derniers passent moins de temps à chercher les informations du fait de la centralisation des données.

Les process concernés

Les ressources humaines doivent constamment faire le lien entre les salariés et la direction. Leur objectif est de de fluidifier la communication interne. C’est pour cette raison que la dématérialisation des pratiques RH simplifie un certain nombre de procédures.

Lorsqu’un collaborateur intègre ou quitte l’entreprise, la gestion automatique de son dossier facilite le travail des RH. Tout au long de la présence du salarié dans l’entreprise, cela permet un contrôle complet du dossier, de l’entretien annuel d'évaluation, des arrêts de travail, du solde de tout compte, de l’attestation Pôle emploi, ou encore du certificat de travail.

D’autre part, les responsables RH sont souvent confrontés à des demandes concernant la pose des congés payés, RTT, arrêts maladie ou encore sur la formation. Des procédures souvent chronophages, éprouvantes, qui peuvent être optimisées via un logiciel de gestion bien configuré. Il en est de même pour l'envoi des bulletins de paie et des relevés d'heures.

Aujourd’hui, la fonction RH change de visage. A l’ère du digital, cette dernière se réinvente chaque jour. Concernant sa principale mission, à savoir le recrutement, des solutions peu coûteuses existent également. C’est le cas des plateformes digitales pour l’emploi. Un service qui simplifie l’embauche de talents qualifiés.

Vous connaissez désormais tous les avantages d’une dématérialisation des ressources humaines. Seriez-vous prêt à simplifier vos process ?