Trouver un juste milieu concernant les réunions en entreprise n’est pas aisé. Il est impératif de les soigner et d’en faire très régulièrement, voire quotidiennement, sans qu’elles deviennent lourdes et inutiles.
La préparation en amont est une des clés du succès pour une réunion réussie. Thomas, Business Unit Manager chez Bruce souligne que « c’est important d’avoir un ordre du jour établi et communiqué aux participants avant de débuter la réunion, s’il n’y en a pas ou qu’il n’est pas précis, les discussions peuvent partir dans tous les sens. ». L’ordre du jour est l’axe directeur de la réunion, et tous les acteurs sont à prendre en compte. Les participants de la réunion doivent également être mis au courant du sujet de la réunion et s’y préparer si besoin. De cette manière : ils seront au fait et les points abordés seront assimilés plus facilement. Par ailleurs, cela laisse également à tous les participants le temps de réfléchir au(x) sujet(s) abordé(s), afin de relever certains aspects qui n’ont peut-être pas été soulevés par l’animateur de la réunion.
Désigner des représentants ou des responsables de réunion est également indispensable. Thomas précise également que « ça ne sert à rien d’être trop nombreux, il faut qu’il y ait une ou deux personnes au maximum qui leadent la réunion et qui puissent à un moment donné trancher sur un sujet. ». Ces « leaders » sauront précisément quels points aborder et dans quel ordre afin de produire une réunion constructive. Il est d’ailleurs difficile d’octroyer un temps de « référence » aux réunions puisque cela dépend de son motif. Par exemple, lors des réunions à deux en face-à-face, il est important de prendre le temps nécessaire afin que les personnes soient sur la même longueur d’onde. Mais le temps de concentration maximal est de 52 minutes en moyenne ! Il est donc conseillé de ne pas dépasser ce temps afin de garder l’attention de tout le monde.
Il est préférable de ne pas trop être nombreux : trois à six personnes est chiffre assez équilibré. Afin que la réunion soit le plus efficace possible, uniquement les personnes concernées ou essentielles doivent participer. Les informations pourront tout de même circuler en communiquant les conclusions tirées lors de cet échange aux personnes qui n’étaient pas présentes.
Pour Nygel, également Business Unit Manager chez Bruce, l’ordre de déroulement d’une réunion est idéalement le suivant : « On parle, puis on échange et on avise. Chacun doit également avoir son rôle. ». Si chaque personne a un rôle, cela la poussera à être plus attentive et à participer activement. L’animateur connaît l’ordre du jour et a un rôle plutôt informatif, il s’assure aussi de cohésion globale, que chacun prenne la parole. Une autre personne peut ensuite prendre des notes, afin de servir de base au compte-rendu final, qui sera rédigé par un autre participant. Une synthèse est indispensable car elle permet d’avoir un suivi régulier, et que tout le monde ait les mêmes informations à un instant T. Enfin, un autre participant peut veiller au respect du temps imparti, car l’on a souvent tendance à s’attarder sur les premiers points abordés, et les derniers sont souvent rapidement passés en revue selon le temps restant.
Des outils performants amélioreront considérablement la qualité de la réunion, ainsi que son suivi. Klaxoon permet d’organiser des réunions très dynamiques grâce à des fonctionnalités post-it ou création d’idées. Cette plateforme offre la possibilité de poser une question au début de la réunion. L’animateur peut par exemple demander aux participants de décrire leur week-end en un mot, c’est un ice-breaker efficace qui permettra de débuter la réunion sous les meilleurs auspices ! Un autre outil tout aussi pratique mais à des fins différentes est SoapBox. Helder, Head of Marketing chez Bruce la décrit comme « la boîte à outils du manager, car elle permet d’organiser les comptes-rendus et surtout d’assurer le suivi des actions à mettre en place. ».
Enfin, il faut à tout prix éviter le multi-tasking. Nous avons tendance à vouloir avancer sur plein de choses en même temps, mais cela se révèle souvent inefficace car notre concentration est toujours divisée. Lors d’une réunion, il est plus simple de laisser ton téléphone de côté pour éviter les notifications parasites, se concentrer le temps imparti puis prioriser et organiser ses tâches afin de mettre en place ce qui a été convenu.
Les réunions sont un rituel important dans beaucoup d’entreprises. En appliquant ces conseils, elles ne deviendront pas une corvée et les tâches seront traitées plus efficacement.