Comment mettre en place un Service RH adapté aux TPE/PME ?

La mise en place d’un service RH dédié au sein d’une entreprise représente un coût non négligeable que bon nombre de TPE/PME ou startup ne sont pas prêtes à engager.

Eléments à intégrer dans la gestion des RH

En l’absence d’un véritable service RH, l’administration du personnel est généralement gérée par le chef d’entreprise, le comptable, voire même le secrétaire de direction. Mais bien que l’on pense d’abord à la gestion administrative du personnel lorsqu’on entend le terme « RH », la gestion des ressources humaines (GRH) est en fait une démarche beaucoup plus large et complète. Elle englobe effectivement tout le cycle de vie d’un salarié, de son arrivée au sein de vos locaux à son départ définitif de la structure.

 La GRH passe donc d’abord évidemment par le recrutement des collaborateurs à l’origine même de l’existence de l’entreprise, mais elle prend aussi en compte toute la gestion administrative les concernant.

 Le service RH prend par ailleurs en charge tout ce qui est en lien avec la gestion des carrières et la formation. Ce département s’occupe également des rémunérations et tient un rôle crucial dans la gestion du management (intégrant les problématiques de comportement des salariés, de communication interne ou encore de climat social). C’est enfin à la charge du service RH que revient la gestion des départs.

Quand et pourquoi faut-il mettre en place un service RH au sein de votre structure ?

Tous les employeurs doivent un jour se la poser, mais il n’y a pas de réponse toute faite à cette question. Plusieurs éléments sont à prendre en considération avant de prendre cette importante décision. Le nombre de salariés, la croissance prévisionnelle et le secteur d’activité de l’entreprise doivent être les premiers facteurs à considérer, bien qu’ils ne soient pas les seuls.

Autres éléments favorisant la prise de décision :

• La charge de travail administratif devient trop lourde à gérer pour le dirigeant seul.
• Ces tâches chronophages empêchent celui qui en a la charge de se focaliser sur ses missions prioritaires.
• Les recrutements deviennent difficiles à gérer et des « erreurs de casting » sont commises.
• Les problématiques RH sont de plus en plus nombreuses et de plus en plus spécialisées. Elles deviennent difficiles à gérer pour un individu dont ce n’est pas le premier métier.
• Le dirigeant constate que les problématiques rencontrées dépassent son domaine de compétences.

Face à une telle prise de conscience, il convient de s’interroger sérieusement sur la nécessité de mettre en place un service RH au sein de votre TPE, PME ou startup.

Dans tous les cas, l’intégration d’un service RH dans l’entreprise vient forcément à la base dans un contexte de croissance impliquant des recrutements en quantité. Les  compétences attendues sont alors souvent rares et spécifiques.

Ces profils exigent une expertise particulière dans le processus de recrutement. La création d’un service RH va offrir au dirigeant un accompagnement dans la planification des besoins et dans l’établissement du processus de recrutement.

Le service RH vient en soutien à l’organisation et à l’optimisation des ressources en interne. Les membres qui le composent sont par ailleurs d’une aide précieuse pour assister le dirigeant dans ses tâches juridiques. Ils travaillent étroitement avec ce dernier à l’élaboration de la stratégie d’entreprise et veillent à ce que la politique RH y soit adaptée. Ils développent une vraie proximité avec les collaborateurs, favorable à l’amélioration du climat social et au service de l’implication et de la performance générale.

La mise en place d’un service RH est une démarche purement stratégique. Elle devient un jour nécessaire pour valoriser la compétitivité de l’entreprise sur le long terme et assurer sa pérennité. La fonction RH est un métier à part entière qui nécessite une implication du quotidien face à la croissance durable d’une entreprise.

Quels risques si la démarche n’est pas enclenchée à temps ?

Lorsqu’elle devient nécessaire et si elle est négligée par la direction, l’absence de mise en place d’une gestion des RH adaptée peut avoir de lourdes répercussions sur l’entreprise.

 Parmi ces répercussions on observera le plus souvent :

• Une fuite des talents provoquée par l’incapacité des dirigeants à les fidéliser.
• Une difficulté à recruter des compétences rares face à une marque employeur trop peu développée.
• Une augmentation des « erreurs de castings » en recrutement,
• Des problématiques de communication en interne provoquant une dégradation croissante du climat social.
• Une perte de motivation et d’implication des salariés dues à l’absence de reconnaissance. Ces éléments provoquent généralement une baisse de la croissance pouvant aller jusqu’à l’apparition massive de RPS.
• Des difficultés à anticiper les évolutions stratégiques à venir en terme de compétences (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences inexistante).
• D’une manière générale, une augmentation des erreurs dues à la méconnaissance des spécificités du métier ou des évolutions législatives le concernant.

Tant d’éléments qui coûteraient finalement plus cher à l’entreprise que la mise en place de solutions RH dès l’apparition du besoin.

Comment mettre en place une solution RH adaptée à votre structure ?

Qu’il s’agisse de recruter des personnes dédiées à la gestion des RH ou d’externaliser certaines tâches, l’important sera de prioriser les actions de manière stratégique.

La transformation prend du temps si l’on considère les dimensions RH dans leur globalité.

1. Commencez par faire un état des lieux. L’analyse de la situation existante est un point de départ pour envisager l’étendue du projet à mettre en œuvre. Quels sont vos points forts ? Quels sont les axes RH à développer qui vous empêchent d’avancer dans l’immédiat ? Quelles problématiques RH sont rencontrées de façons récurrentes ? Quel est l’état du climat social au sein de la structure ? Quelles zones du métier ne sont pas maitrisées et nécessiteraient une expertise ? Tant de questions essentielles pour poser les bases d’une démarche efficace.

2. Réalisez ensuite un benchmark afin d’en tirer les meilleures pratiques développées par les concurrents. L’idée étant ici de s’inspirer de l’existant pour aller encore plus loin dans votre propre démarche.

3. Définissez une politique RH claire et adaptée à la stratégie de l’entreprise. La cohérence entre ces deux notions est primordiale pour la réussite de la démarche.

4. Choisissez ou non d’externaliser un certain nombre d’activités. Certaines d’entre elles sont obligatoirement traitées en interne (la gestion du management ou du climat social par exemple). D’autres, comme la gestion de la paie ou du recrutement, peuvent être facilement traitées en externe. Il s’agit alors de limiter la charge de travail dans votre structure en externalisant les tâches chronophages tout en favorisant une expertise dans la pratique de ces activités essentielles. 

5. Après avoir déterminé ces éléments, il reviendra à la charge du service RH nouvellement installé de déployer et piloter la démarche au sein de l’entreprise.

Une bonne gestion des RH encourage une valorisation du capital humain au service de la croissance globale de l’entreprise, ne minimisez donc pas son impact sur votre TPE/PME ou startup.