Bien accueillir un nouveau collaborateur, soigner son onboarding process, paraît évident, mais c’est tout aussi important dans votre stratégie RH de soigner l’offboarding process. Ces deux termes anglais désignent, pour le premier le processus d’arrivée, et pour le second le processus de départ. Mettre en place un bon onboarding sera un gage de bonne qualité de vie au travail (QVT). L'expérience positive du talent sur le départ véhiculera une bonne image de l’expérience collaborateur auprès des futurs candidats. Enfin cela permettra de faciliter la transition sur le poste. 

3 étapes clés pour un Offboarding réussi

Afin de faciliter les futures démarches du collaborateur sortant, il est nécessaire de préparer tous les documents de départ. Clôturer l’administratif rapidement, permettra un départ serein côté employé et employeur. Que cela soit un départ volontaire ou un licenciement, certains documents sont communs, tels que le certificat de travail et le solde de tout compte, il faut aussi procéder au remboursement des notes de frais. Il peut aussi être utile de fournir une attestation pôle emploi, des documents sur l’épargne salariale, etc.

Avant le départ, réaliser une exit interview est une très bonne pratique de gestion RH. En effet, cet entretien de sortie vous permettra d’améliorer votre marque employeur. Cet entretien doit être programmé après la prise de décision mais avant la date de départ. L’entretien doit être plutôt informel et confidentiel et ne pas avoir pour but de retenir l’employé.

Préparez des questions objectives et n’ayez pas peur des réponses. En comprenant les raisons profondes qui ont poussé votre employé à partir vous pourrez aussi vous améliorer et endiguer un turnover. En évoquant des points à améliorer (ex : le management, l’intégration, le salaire etc.) vous pourrez améliorer la QVT. Si c’est un ressenti personnel, cela peut aussi être pensé par d’autres salariés, ce n’est donc pas à prendre à la légère.

Préparer votre communication interne est une étape à ne pas sous-estimer. Discutez avec le collaborateur afin de connaître quel degré d’information il souhaite partager, mais aussi pour l’informer du moment de l’annonce afin d’éviter toute surprise. Il est important de ne pas retarder ce moment, car les bruits de couloir peuvent apporter leur lot de tensions. De plus, retarder l’annonce bloque l'organisation de la passation. Soyez rassurants envers l’équipe, montrez que vous êtes dans l’anticipation.

 

La planification de la relève

Une fois le départ du collaborateur avéré, il est important de planifier la transition de départ. Il faut vous assurer rapidement du timing, et des congés à poser afin d’anticiper au mieux. L’idéal serait de recruter le futur talent avant le départ de celui-ci, afin d’avoir une période de passation et assurer une continuité du savoir-faire et des connaissances. Si ce n’est pas possible, libérez du temps à votre employé afin de préparer un guide sur ses missions, logiciels, etc. afin de faciliter la future prise de poste.

Un nouveau recrutement aura dans tous les cas un coût financier et humain. Certains éléments sont quantifiables (ex : temps dédié de gestion RH, annonce payante, etc.), mais il y a aussi des coûts cachés auxquels nous ne pensons pas forcément. Réduire le temps de latence entre le départ et l’arrivée vous permettra d’éviter des frais supplémentaires et une perte de chiffre d’affaires.

Une bonne planification valorise votre marque employeur, car cela évite du stress à vos employés qui ne sauraient pas comment cela va se passer au départ de leur collègue. Ne pas avoir de délai entre un départ et une arrivée évite aussi à un collaborateur de se charger de ces missions en plus des siennes. Enfin, pour l’employé sortant, avoir un bon onboarding le fera partir sur une note positive.

 

Le maintien d’un culture d’entreprise positive

Il est important de maintenir une culture d'entreprise positive pendant le départ d'un collaborateur. Si l’expérience client est importante, l’expérience collaborateur l’est tout autant et participe à la bonne image de l’entreprise. Elle s’appuie autant sur des aspects matériels qu’humains. Il ne faut pas prendre un départ comme un affront, chacun à ses raisons, et l’expérience n’a pas à être négative.

Bien qu’il parte, vous pouvez valoriser le collaborateur auprès de l’équipe en le félicitant pour le travail fourni et ce qu’il a apporté à la vie de l’entreprise.

Vous pouvez également l’aider dans ses futures recherches en lui fournissant une lettre de recommandation et en lui parlant d’opportunités dont vous avez connaissance. Enfin, la relation n’a pas à s’arrêter au départ du collaborateur. Vous pouvez la poursuivre en gardant contact, notamment sur les réseaux sociaux professionnels et ainsi suivre sa carrière et le féliciter lors de l’obtention de futurs postes. 

 

La marque employeur et la fidélisation des collaborateurs

Comme évoqué précédemment, offrir un offboarding de qualité transformera un moment compliqué en une expérience positive pour le collaborateur. Il sera par la suite amené à parler de votre entreprise et à en être un bon ambassadeur, ce qui pourra influencer positivement sur votre marque employeur. Avec l’avènement des notations sur Internet, et des sites tels que glassdoor, une bonne note peut avoir un vrai impact sur vos futurs recrutements. Côté clients, si le collaborateur a lié des relations pérennes, il vaut aussi mieux que l’expérience ait été positive. 

Il faut aussi prendre en compte le fait qu’un départ n’est pas toujours définitif. En effet, les “salariés boomerang” sont de plus en plus nombreux ces dernières années. Il s’agit d'employés qui reviennent après une, ou plusieurs autres expériences professionnelles. Les raisons peuvent être nombreuses et diverses, mais il est certain qu’un offboarding positif offre toutes ses chances au processus.

Cette fidélisation ne s’applique pas qu’au salarié sortant, mais aussi à ses collègues toujours en place. En effet, voir un collègue valorisé, bien traité lors de son départ peut leur rappeler que leur employeur offre une bonne QVT et une culture d’entreprise positive. C’est le meilleur moyen de leur donner envie de rester et ainsi d’éviter du turn over et… des offboardings.

 

Le processus d’offboarding n’est ni une perte de temps ni d’argent, bien au contraire. Si la QVT et la bonne ambiance au sein de votre entreprise sont importantes pour vous, cela doit perdurer jusqu’au départ de vos collaborateurs, et même au-delà. Les avantages sont nombreux pour les collaborateurs mais aussi pour votre marque employeur et la fidélisation de vos employés. Maintenant, que vous avez toutes les étapes en tête, à vous de mettre en place le meilleur processus de départ possible !

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