Notes de frais : maîtriser les coûts

Lorsqu’une entreprise décide de réduire ses coûts, elle ne pense pas toujours aux nouveaux systèmes de gestion automatisés. Pourtant, ces derniers permettent de réaliser d’importantes économies. C’est le cas des notes de frais dont le processus classique de gestion est souvent mal géré, chronophage et plus coûteux que l’on ne l’imagine. Mais comment y remédier ?

Structurer sa procédure

Qui ne s’est jamais retrouvé dans une situation floue vis-à-vis des notes de frais de ses salariés ? C’est pourquoi il est primordial de structurer sa procédure de remboursement des frais annexes pour ne rien oublier et éviter tout litige.

Avant de vous lancer dans les outils de gestions, définissez clairement les besoins de vos salariés notamment en termes de déplacements avec les dépenses associées : budget repas, coût des nuits d’hôtel, type de transport emprunté, etc.

Mais pour mener à bien votre petite étude préalable, il est nécessaire de définir un plafond à ne pas dépasser afin d’avoir une vision claire sur vos dépenses essentielles.

N’oubliez pas que l'administration fiscale est assez stricte concernant les notes de frais : au-delà des seuils prévus, les frais sont considérés comme des avantages en nature, c'est-à-dire qu'ils sont soumis à cotisations sociales. Soyez donc vigilants !

Activer sa digitalisation

Depuis la pandémie, la transformation digitale est rapidement devenue une priorité pour les entreprises. Ces dernières sont plus que jamais à l'affût des nouvelles tendances pour réduire leurs coûts et accroître leur productivité.

Les notes de frais n’échappent pas à la règle puisque leur gestion fait souvent l’objet d’erreurs à cause de saisies manuelles incertaines, de justificatifs perdus ou altérés. Heureusement, des solutions digitales fiables existent.

Imaginez que vous deviez récupérer toutes les notes de frais de votre équipe, de les classer et de vérifier constamment les montants dans d'immenses tableaux Excel. Une situation qui peut vite tourner au cauchemar.

C’est pour cela qu'aujourd'hui, utiliser des logiciels de gestion de notes de frais permet de gagner un temps considérable mais aussi d’être plus rigoureux. D’autre part, certains déplacements dispensables peuvent être remplacés par des visioconférences.

Centraliser pour mieux maîtriser

La récupération des justificatifs est sans aucun doute la partie la plus délicate du processsus de traitement des notes de frais. Grâce à la centralisation des données, vous choisissez un seul mode de transmission des factures. Fini les courriels intempestifs au service financier, tout est disponible en ligne en temps et en heure.

En effet, la gestion automatique des notes de frais permet de centraliser les frais engagés par tous les collaborateurs et de transférer rapidement les données au niveau mondial. Un service fiable et sécurisé accessible partout dans le monde.

Mais il vous est également possible de centraliser vos abonnements (services en ligne) au moyen de cartes prépayées virtuelles. Ainsi, vous pouvez gérer facilement les opérations et les factures peuvent être récupérées automatiquement.

Chez Bruce nous avons intégré ce point dans notre plateforme 100% digitale afin de répondre aux enjeux de nos clients.

Automatiser pour augmenter sa productivité

Grâce aux nouveaux outils digitaux disponibles, c’est 80% du temps consacré à la gestion des notes de frais qui est économisé. 95% des entreprises sondées par Spendesk le confirment : l’automatisation permet de gagner 4 jours sur le process. Une optimisation simple et efficace rendue possible via une technologie à la portée de tous.

Il est alors possible d’effectuer en quelques minutes des saisies automatiques, d’accéder directement aux justificatifs des employés, de contrôler et valider leurs dépenses, suivre en temps réel la comptabilité et bien plus encore !

Une économie de temps pour une plus grande productivité puisque vos managers et comptables peuvent se consacrer à d’autres tâches en même temps. Avec ce système, c’est l’ensemble des intervenants qui y gagnent.

En automatisant votre gestion des notes de frais, non seulement vous évitez de perdre vos données mais vous fiabiliser aussi la récupération de la TVA : la complexité du processus classique dans ce domaine étant rébarbative, la plupart des entreprises y renoncent. Pourtant, il s’agit d’un manque à gagner considérable qui peut être évité aisément.

Vous connaissez désormais les solutions digitales qui s’offrent à vous pour gérer efficacement les notes de frais. Êtes-vous prêt à automatiser vos process ?