Les ressources humaines sont une fonction stratégique de l’entreprise.

Or beaucoup de missions clés pèsent aujourd’hui sur les épaules des RH :

  • recruter, 
  • bâtir et renforcer la marque employeur, 
  • gérer l’onboarding, 
  • assurer les formations des équipes, 
  • développer le bien-être au travail, 
  • sans oublier la gestion de la paie, 
  • l’accompagnement de la mobilité interne…

 

Cela correspond véritablement à plusieurs métiers. Dès lors, il paraît logique d’envisager une externalisation RH. Elle permet de ménager ses équipes et de concentrer les efforts de son service RH sur les fonctions clés.

Voyons en détail les bénéfices que vous auriez à externaliser vos ressources humaines.    

Externalisation RH - définition

Externaliser signifie que l’on confie tout ou une partie de sa gestion des ressources humaines à un prestataire externe. 

L’externalisation consiste donc à déléguer la gestion d’un ou de plusieurs processus RH ou encore la prise en charge d’une fonction RH bien définie (le recrutement, la formation, la paie ou la gestion administrative). En anglais, on parle de outsourcing.

 

Les avantages de l’externalisation RH

Pourquoi externaliser sa gestion des ressources humaines ?

Pour gagner du temps

Le premier avantage de l’externalisation RH, c’est de ménager vos équipes RH. Vous les déchargez de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée.

Voici une liste non exhaustive de différentes tâches chronophages pour les RH :

  • photocopier, scanner, envoyer ou classer des documents papier ;
  • planifier les rendez-vous pour faire passer des entretiens avec les candidats, 
  • s’assurer que toutes les tâches administratives sont faites (signature des contrats…)
  • gérer les événements du parcours collaborateur comme une promotion ou un changement de situation. Chaque événement suppose des interactions, l’utilisation de formulaires, des validations, etc.
  • répondre aux demandes récurrentes des collaborateurs : comment remplir un dossier de prévoyance, comment faire une demande de congé de paternité…

Les responsables RH peuvent ainsi se concentrer sur des actions clés pour la croissance de l’entreprise : la gestion et la fidélisation des talents, la GPEC, la qualité de vie au travail, etc.

En ce sens, le gain de temps permet d’optimiser les efforts sur la marque employeur, l’écoute des collaborateurs et tout ce qui permet de gérer l’humain. Il permet aussi d’alléger l’emploi du temps des responsables RH. Étant donné qu’ils sont en relation avec les différents services, s’assurer de leur propre bien-être aura un impact positif sur les autres collaborateurs.

Externaliser la gestion des RH peut enfin pallier un manque de personnel.

- Pour économiser de l’argent

Le fait de faire appel à un prestataire permet d’éviter de recruter du personnel en plus pour gérer certaines fonctions RH. Cela permet de limiter les charges fixes, notamment au niveau des frais de gestion et des charges liées au personnel. 

On peut estimer que l’économie réalisée s’élève à 200 000 ou 300 000 euros par an, si la gestion en interne du processus RH requiert deux personnes.

- Pour améliorer les performances de l’entreprise

Le plus grand bénéfice qui résulte de l’externalisation RH, c’est une meilleure compétitivité pour l’entreprise. Le gain de temps et la réduction des coûts permettent à l’organisation de se recentrer sur son cœur de métier.

Le service RH peut se concentrer sur les actions qui apportent le plus de valeur à l’entreprise. Cela rejaillira sur la marque employeur. 

- Pour bénéficier d’une meilleure flexibilité

Éviter de recruter en interne et s’appuyer sur un expert pour une tâche particulière ou une mission temporaire offre à l’entreprise plus de souplesse. L’entreprise s’épargne aussi la perte de temps occasionnée par le fait de former et d’intégrer une nouvelle recrue pour un besoin ponctuel. 

- Pour limiter les risques d’erreur

On comptabilise en moyenne 480 nouveaux articles de lois inscrits au Code du travail chaque année depuis 15 ans. Cette nouvelle législation a multiplié le temps et les ressources consacrées dans les entreprises pour identifier et corriger leurs risques de non-conformité.

Faire appel à un prestataire externe expert dans son domaine permet d’éviter à l’entreprise de se voir attribuer la notion de « non-conformité RH » lors d’un contrôle. C’est particulièrement pertinent pour les start ups et les PME. Elles peuvent se lancer sans subir des processus RH lourds et compliqués à gérer. L’externalisation RH permet aussi d’éviter les erreurs sur les fiches de paie ou de fournir à l’administration tous les documents et les déclarations nécessaires.

- Pour fluidifier les process

Le fait de faire appel à un expert ou d’utiliser un logiciel dédié avec une gestion externalisée permet d’offrir une expérience collaborateur plus fluide en diminuant les points de friction.

Vous vous reposez sur le prestataire pour mettre en place les bonnes pratiques et l’automatisation des processus RH.

- Pour des besoins spécifiques

Externaliser permet aussi de traiter des besoins spécifiques. Dans le recrutement, par exemple, il peut être opportun d’y avoir recours pour :

  • des besoins de recrutement volumique difficile (intégrer plusieurs salariés à la fois) ; 
  • des besoins pénuriques (pour des profils difficiles à trouver), 
  • des besoins récurrents (qui peuvent être très chronophages), 
  • des besoins ponctuels ou des besoins en réactivité (par exemple la saisonnalité ou faire face à un pic d’activité)…

Dans ce dernier cas particulièrement, l’externalisation du sourcing de candidats à la paie permet de déléguer la gestion de ressources humaines qui ne sont dans l’entreprise que pour un temps réduit.

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Quels sont les domaines RH les plus souvent externalisés ? 

Voici les fonctions qui peuvent faire être confié à un prestataire :

Externalisation de la paie et de la gestion RH

Vous craignez de faire des erreurs dans la production des bulletins de paie ? Vous redoutez de trop cotiser ? Il est possible d’externaliser l’émission de vos bulletins de paie électroniques.

Externalisation de la formation 

La formation, comme d’autres fonctions RH, comporte une complexité juridique et une charge administrative importante. Là encore, l’externalisation permet de soulager le responsable de la formation. L’autre intérêt de l’externalisation de la formation, c’est d’assurer une qualité maximum pour la montée en compétence des collaborateurs.

Externalisation du conseil juridique

L’intérêt d’externaliser la partie juridique des RH est peut-être plus évident, surtout pour des start up et des PME qui peuvent manquer de personnel qualifié.

 

Focus sur l’externalisation du recrutement

Aujourd’hui, toutes les étapes du processus du recrutement peuvent être externalisées et digitalisées. 

L’intérim est un bon exemple d’une externalisation de bout en bout : 

  • le sourcing candidat,
  • la sélection des meilleurs profils,
  • les entretiens,
  • les tests de recrutement,
  • la signature du contrat,
  • la récupération des documents administratifs,
  • la dématérialisation des documents administratifs,
  • le suivi des candidatures,
  • la communication avec les candidats,
  • l’onboarding de nouveaux collaborateurs,
  • la paie.

 

Toutes ces étapes peuvent être prises en charge, notamment grâce à une plateforme de recrutement digital. On estime que le recours à un partenaire pour la gestion du recrutement permet de réduire de 30 % en moyenne les délais de recrutement, entre la diffusion de l’offre d’emploi et la prise de poste par le candidat.

Faire appel à un expert du recrutement permet également d’améliorer le processus de recrutement et d’accélérer la mise en relation entre les candidats et les recruteurs.

Là encore, on peut bénéficier à moindre coût d’une expertise indispensable. 

 

Comment choisir son partenaire pour une externalisation de la gestion RH

Voici à présent une méthode pour le choix d’un prestataire.

1/ Lister ses besoins

Faites une liste des besoins de l’entreprise. Définissez aussi précisément que possible le périmètre et la durée de la mission. Choisissez en particulier les tâches chronophages, complexes et pour lesquelles vous n’avez pas les compétences en interne ; ou bien les tâches pour lesquelles vos talents apporteront une faible valeur ajoutée. 

Déterminez aussi des objectifs réalistes.

Vous pouvez les indiquer dans un cahier des charges qui servira de base pour le contrat d’engagement avec votre prestataire. 

 

2/ Identifier des prestataires 

Sélectionnez des prestataires qui peuvent répondre à vos attentes et vos besoins.

Sur des besoins de recrutement en volume ou sur des profils pénuriques, le recours à une agence de recrutement digital semble plus pertinent. 

Sur des besoins ponctuels, on peut avoir recours à une société de travail temporaire.

 

3/ Comparer les différents prestataires

  • Identifiez leurs compétences clés et leur expertise. 
  • Examinez leur méthodologie de travail. 
  • Quelle est la technologie proposée par le prestataire ? Quels sont les outils de celui-ci ?
  • Quels services proposent-ils ? Quel type d’accompagnement propose-t-il ?
  • Regardez les avis. Consultez sur leur site internet : cas client, témoignages, références… 
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